Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 septembre 2026

Kalio (Agence Mind Mint inc., « Kalio », « nous ») s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle détient, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Marion Verschaeve, fondatrice.
Pour toute question, demande d'accès ou de rectification : vie-privee@kalio.ca.

Deux contextes distincts

1. Les locataires de nos clients (service de conciergerie « Simon »)

Nos clients (des gestionnaires immobiliers) utilisent nos services pour répondre aux appels, SMS et courriels de leurs locataires. Dans ce contexte, le gestionnaire est responsable des renseignements; Kalio agit comme fournisseur de services et traite les renseignements uniquement pour son compte.

• Ce que nous traitons: nom, coordonnées, adresse et unité du logement, langue, contenu de la demande (y compris enregistrements et transcriptions d'appels, et photos soumises).
• Pourquoi: recevoir la demande, créer un suivi de maintenance, aviser l'équipe du gestionnaire. Rien d'autre : pas de vente de données, pas de publicité, pas d'entraînement de modèles d'IA à nos propres fins.
• Assistant automatisé : les appels sont traités par un assistant vocal automatisé et peuvent être enregistrés à des fins de suivi et de qualité.
• Hébergement: certains de nos fournisseurs technologiques sont situés à l'extérieur du Québec (notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne). Ces communications ont fait l'objet d'une évaluation conformément à la loi et sont encadrées par des ententes de protection des données.
• Vos droits: pour accéder à vos renseignements ou les faire rectifier, adressez-vous d'abord à votre gestionnaire immobilier; vous pouvez aussi nous écrire et nous collaborerons avec lui pour vous répondre.

2. Visiteurs du site et clients de Kalio

• Ce que nous collectons: coordonnées d'affaires que vous nous fournissez (formulaires, prise de rendez-vous, infolettre), données d'utilisation du site, et témoins (cookies), y compris des pixels publicitaires (ex. Meta) servant à mesurer nos campagnes.
• Pourquoi : répondre à vos demandes, fournir nos services, facturer, et mesurer et améliorer notre marketing. Vous pouvez vous désabonner de nos communications en tout temps.
• Témoins: les témoins de mesure et de publicité ne se chargent qu'après votre consentement, donné dans le bandeau affiché lors de votre visite. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps via « Gérer les témoins » au bas du site. Le site demeure entièrement fonctionnel si vous refusez; seuls les témoins strictement nécessaires au fonctionnement sont utilisés sans consentement.

Connexion de votre boîte courriel et de votre calendrier

Si vous choisissez de connecter votre compte Google ou Microsoft à la plateforme Kalio, vous nous autorisez à l'utiliser pour faire fonctionner vos agents. Cette connexion est facultative et révocable en tout temps.

• Ce à quoi nous accédons: l'envoi de courriels en votre nom, la lecture des courriels nécessaires au suivi de vos prospects et de vos locataires, ainsi que la lecture et la création d'événements dans votre calendrier (rendez-vous de visite). Nous demandons les autorisations minimales nécessaires à ces fonctions.
• Utilisation limitée des données Google: l'utilisation par Kalio des renseignements reçus des API Google respecte la Politique de données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Ces renseignements servent uniquement à fournir les fonctionnalités que vous voyez dans la plateforme. Ils ne sont jamais vendus, jamais utilisés à des fins publicitaires, jamais utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralisés, et ils ne sont pas lus par une personne, sauf avec votre consentement, pour des raisons de sécurité, ou pour respecter la loi.
• Comptes Microsoft: les mêmes principes s'appliquent aux boîtes Outlook et aux calendriers Microsoft que vous connectez.
• Traitement automatisé et contrôle de la qualité: le contenu nécessaire à une réponse est traité par nos fournisseurs d'intelligence artificielle, sous contrat, pour produire cette réponse et pour vérifier automatiquement la qualité du travail de vos agents (repérer une réponse inexacte, une erreur technique ou une amélioration possible). Ces fournisseurs n'utilisent pas ces renseignements pour entraîner leurs modèles, et nous ne les utilisons pas davantage pour entraîner les nôtres.
• Sous-traitant : la connexion des boîtes courriel et des calendriers est assurée par Unipile (Union européenne), encadrée par une entente de protection des données.
• Retirer l'accès : depuis la page « Connexions » de la plateforme, ou depuis les réglages de sécurité de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft. Les données associées sont ensuite supprimées de nos systèmes actifs dans les 30 jours.

Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins décrites, puis nous les détruisons ou les anonymisons. À la fin d'un contrat avec un gestionnaire, ses données lui sont retournées puis supprimées de nos systèmes actifs dans les 30 jours.

Sécurité

Chiffrement des communications, accès restreints et journalisés, cloisonnement des données par client, fournisseurs certifiés (SOC 2 / ISO 27001), et procédure de gestion des incidents. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, conformément à la loi.

Plainte

Vous pouvez vous adresser à notre responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées ci-dessus) et, si vous êtes insatisfait, à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).