Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 octobre 2026

Kalio (Agence Mind Mint inc., « Kalio », « nous ») s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle détient, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Marion Verschaeve, fondatrice.
Pour toute question, demande d'accès ou de rectification : vie-privee@kalio.ca.

Deux contextes distincts

1. Les locataires de nos clients (service de conciergerie « Simon »)

Nos clients (des gestionnaires immobiliers) utilisent nos services pour répondre aux appels, SMS et courriels de leurs locataires. Dans ce contexte, le gestionnaire est responsable des renseignements; Kalio agit comme fournisseur de services et traite les renseignements uniquement pour son compte.

Ce que nous traitons: nom, coordonnées, adresse et unité du logement, langue, contenu de la demande (y compris enregistrements et transcriptions d'appels, et photos soumises).
Pourquoi: recevoir la demande, créer un suivi de maintenance, aviser l'équipe du gestionnaire. Rien d'autre : pas de vente de données, pas de publicité, pas d'entraînement de modèles d'IA à nos propres fins.
Assistant automatisé : les appels sont traités par un assistant vocal automatisé et peuvent être enregistrés à des fins de suivi et de qualité.
Hébergement: certains de nos fournisseurs technologiques sont situés à l'extérieur du Québec (notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne). Ces communications ont fait l'objet d'une évaluation conformément à la loi et sont encadrées par des ententes de protection des données.

Suivi de la remise des courriels

Lorsqu'un gestionnaire vous écrit par la plateforme Kalio (par exemple un avis, un relevé, un document lié à votre bail ou à votre candidature), le courriel part de l'adresse notifications@kalio.ca, par l'entremise de notre fournisseur d'envoi de courriels, Resend. Pour permettre au gestionnaire de démontrer qu'il vous a bien transmis l'information, nous notons :

la date et l'heure de l'envoi, puis de la remise du courriel à votre fournisseur de courriel;
la date et l'heure de la première ouverturedu courriel. Cette information est obtenue au moyen d'une petite image invisible insérée dans le message : lorsque votre logiciel de courriel affiche les images, le chargement de cette image est enregistré;
la date et l'heure de la première ouverture d'un lien du message qui mène à la plateforme Kalio (par exemple le lien vers un document). Ce lien passe par Kalio avant de vous conduire à la page demandée.

Ce que nous ne conservons pas.Nous n'enregistrons ni votre adresse IP, ni votre appareil, ni votre navigateur, ni votre position, ni le nombre de fois où vous relisez le message. Seule la première ouverture est notée. Nous n'utilisons pas le suivi des clics de notre fournisseur d'envoi.

Pourquoi.Uniquement pour établir la preuve de remise du message (attestation d'envoi ou certificat de remise), par exemple en cas de contestation devant le Tribunal administratif du logement. Ces renseignements ne servent jamais à la publicité, au profilage ni à la sollicitation, et ne sont jamais vendus.

Un indice, pas une preuve.Une ouverture est un indice, pas une preuve que vous avez lu le message : certains logiciels (notamment Apple Mail) et certains antivirus ouvrent les courriels automatiquement, et d'autres bloquent les images. De même, un lien peut être ouvert par un antivirus. Nous filtrons les robots connus, mais nous présentons toujours ces informations comme des indices.

Comment l'éviter.Si vous désactivez l'affichage automatique des images dans votre logiciel de courriel, aucune ouverture n'est notée. Le message et ses liens fonctionnent normalement.

Durée de conservation.Ces dates sont conservées avec le journal d'envoi tant que la preuve de remise peut servir, pendant la relation entre Kalio et votre gestionnaire. Si vous demandez l'effacement de vos renseignements, elles sont anonymisées (voir « Vos droits » ci-dessous). À la fin de l'entente entre Kalio et votre gestionnaire, ses données lui sont retournées puis supprimées de nos systèmes actifs dans les 30 jours. Lorsque le contenu intégral d'un envoi à valeur légale est conservé, il est supprimé trois ans après la fin du bail concerné (et au moins trois ans après l'envoi), ou six ans après l'envoi si la date de fin du bail n'est pas connue.

Fournisseur situé hors du Québec.Resend (Resend, Inc.) est situé aux États-Unis. Au moment de l'affichage de l'image, ses serveurs reçoivent techniquement les informations que tout logiciel de courriel transmet (dont l'adresse IP); Kalio ne les écrit pas dans son journal de preuve et ne les conserve pas. Selon la documentation publiée par Resend, ses journaux d'envoi et d'événements de remise sont conservés 30 jours. Cette communication à l'extérieur du Québec a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à l'article 17 de la Loi, et elle est encadrée par l'entente de traitement des données de Resend.

Qui est responsable. Votre gestionnaire immobilier est responsable de ces renseignements; Kalio agit comme fournisseur de services et les traite uniquement pour son compte.

Vos droits.Vous pouvez demander à consulter les dates notées à votre sujet, les faire rectifier ou demander l'effacement de vos renseignements. Adressez-vous d'abord à votre gestionnaire; vous pouvez aussi écrire à vie-privee@kalio.ca, et nous collaborerons avec lui pour vous répondre dans les 30 jours. Lors d'un effacement, les preuves de remise sont anonymisées plutôt que détruites : le destinataire (adresse courriel ou numéro), le résumé du message, le lien avec votre dossier et le contenu intégral éventuellement conservé sont retirés; il ne reste que des dates et une empreinte numérique qui ne permettent plus de vous identifier.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Marion Verschaeve, fondatrice, vie-privee@kalio.ca. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Vos droits: pour accéder à vos renseignements ou les faire rectifier, adressez-vous d'abord à votre gestionnaire immobilier; vous pouvez aussi nous écrire et nous collaborerons avec lui pour vous répondre.

2. Visiteurs du site et clients de Kalio

Ce que nous collectons: coordonnées d'affaires que vous nous fournissez (formulaires, prise de rendez-vous, infolettre), données d'utilisation du site, et témoins (cookies), y compris des pixels publicitaires (ex. Meta) servant à mesurer nos campagnes.
Pourquoi : répondre à vos demandes, fournir nos services, facturer, et mesurer et améliorer notre marketing. Vous pouvez vous désabonner de nos communications en tout temps.
Témoins: les témoins de mesure et de publicité ne se chargent qu'après votre consentement, donné dans le bandeau affiché lors de votre visite. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps via « Gérer les témoins » au bas du site. Le site demeure entièrement fonctionnel si vous refusez; seuls les témoins strictement nécessaires au fonctionnement sont utilisés sans consentement.
Courriels de service de Kalio: le suivi d'ouverture décrit plus haut est un réglage de notre fournisseur d'envoi qui s'applique à tous les courriels envoyés depuis notifications@kalio.ca, y compris nos notifications et rapports destinés à nos clients. Notre fournisseur note donc aussi leur ouverture dans ses journaux techniques. Kalio ne se sert pas de cette information pour ces courriels et ne l'enregistre pas dans ses propres systèmes.

Connexion de votre boîte courriel et de votre calendrier

Si vous choisissez de connecter votre compte Google ou Microsoft à la plateforme Kalio, vous nous autorisez à l'utiliser pour faire fonctionner vos agents. Cette connexion est facultative et révocable en tout temps.

Ce à quoi nous accédons: l'envoi de courriels en votre nom, la lecture des courriels nécessaires au suivi de vos prospects et de vos locataires, ainsi que la lecture et la création d'événements dans votre calendrier (rendez-vous de visite). Nous demandons les autorisations minimales nécessaires à ces fonctions.
Utilisation limitée des données Google: l'utilisation par Kalio des renseignements reçus des API Google respecte la Politique de données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Ces renseignements servent uniquement à fournir les fonctionnalités que vous voyez dans la plateforme. Ils ne sont jamais vendus, jamais utilisés à des fins publicitaires, jamais utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralisés, et ils ne sont pas lus par une personne, sauf avec votre consentement, pour des raisons de sécurité, ou pour respecter la loi.
Comptes Microsoft: les mêmes principes s'appliquent aux boîtes Outlook et aux calendriers Microsoft que vous connectez.
Traitement automatisé et contrôle de la qualité: le contenu nécessaire à une réponse est traité par nos fournisseurs d'intelligence artificielle, sous contrat, pour produire cette réponse et pour vérifier automatiquement la qualité du travail de vos agents (repérer une réponse inexacte, une erreur technique ou une amélioration possible). Ces fournisseurs n'utilisent pas ces renseignements pour entraîner leurs modèles, et nous ne les utilisons pas davantage pour entraîner les nôtres.
Sous-traitant : la connexion des boîtes courriel et des calendriers est assurée par Unipile (Union européenne), encadrée par une entente de protection des données.
Retirer l'accès : depuis la page « Connexions » de la plateforme, ou depuis les réglages de sécurité de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft. Les données associées sont ensuite supprimées de nos systèmes actifs dans les 30 jours.

Connexion de votre page Facebook (Messenger)

Si vous choisissez de connecter une page Facebook de votre entreprise à la plateforme Kalio, vous nous autorisez à l'utiliser pour que vos agents répondent aux messages reçus sur cette page. Cette connexion est facultative et révocable en tout temps.

Ce à quoi nous accédons: la liste des pages que vous gérez (pour que vous choisissiez laquelle connecter), les messages Messenger reçus par la page choisie et l'envoi de réponses au nom de cette page. Nous ne publions rien sur votre page, nous n'accédons pas à votre profil personnel ni à vos comptes publicitaires.
Ce que nous conservons: le jeton d'accès de la page, chiffré dans notre coffre de secrets, ainsi que les conversations avec les personnes qui écrivent à la page (par exemple au sujet d'un logement), conservées selon les règles décrites dans la section « Conservation et destruction ».
Utilisation: ces renseignements servent uniquement à répondre aux messages et à suivre les demandes dans la plateforme. Ils ne sont jamais vendus ni utilisés à des fins publicitaires. Le traitement automatisé décrit plus haut (fournisseurs d'intelligence artificielle sous contrat, sans entraînement de modèles) s'applique aussi à ces messages.
Retirer l'accès et supprimer les données: depuis la page « Connexions » de la plateforme (bouton « Déconnecter »), ou depuis Facebook (Paramètres › Intégrations professionnelles, retirer l'application). Depuis Kalio, le jeton est supprimé immédiatement et la page cesse d'être suivie; depuis Facebook, le jeton devient inutilisable. Pour faire supprimer aussi les conversations, écrivez à vie-privee@kalio.ca : nous les supprimons de nos systèmes actifs dans les 30 jours, sauf ce que la loi nous oblige à conserver.

Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins décrites, puis nous les détruisons ou les anonymisons. À la fin d'un contrat avec un gestionnaire, ses données lui sont retournées puis supprimées de nos systèmes actifs dans les 30 jours.

Échanges entre un locataire et son gestionnaire

Les messages, conversations et appels entre un locataire et son gestionnaire, traités par la plateforme Kalio, sont conservés pendant toute la durée du bail et jusqu'à trois ans après sa fin, parce qu'ils peuvent servir de preuve, par exemple devant le Tribunal administratif du logement. Si la date de fin du bail n'est pas connue, ce délai de trois ans court à partir du moment où nous constatons que le bail est terminé. Les échanges qui ne se rattachent à aucun bail (par exemple avec une personne intéressée par un logement) sont supprimés après 24 mois. À l'échéance, la suppression est automatique.

Enregistrements d'appels

Les appels traités par nos assistants peuvent être enregistrés. La durée de conservation de l'enregistrement et de sa transcription dépend de la personne au bout du fil :

Locataire lié à un bail: jusqu'à trois ans après la fin du bail, comme les autres échanges décrits ci-dessus.
Personne intéressée par un logement ou candidate : 24 mois après le dernier contact.
Personne qui n'est ni locataire ni candidate, par exemple un appel provenant d'un numéro inconnu ou masqué : 30 jours.

À l'échéance, l'enregistrement et sa transcription sont supprimés automatiquement, chez nous comme chez notre fournisseur de téléphonie vocale. Les demandes de maintenance et leur suivi ne sont pas touchés par ces durées. Pour toute question, écrivez à vie-privee@kalio.ca.

Effacement des renseignements d'un ancien locataire

Lorsqu'un ancien locataire demande l'effacement de ses renseignements, son gestionnaire peut, depuis la plateforme :

les supprimer entièrement, lorsque plus rien ne doit être conservé;
ou les pseudonymiser: le nom est remplacé par un pseudonyme (par exemple « Locataire anonymisé #A3F2 »), et les coordonnées, notes, candidatures et rapports d'enquête sont supprimés. Ce que la loi oblige à garder est conservé sans le nom : les pièces comptables et les relevés 31, pendant six ans après la fin de l'année visée; les échanges, les appels et les avis liés au bail, jusqu'à trois ans après la fin du bail. Ces derniers sont ensuite supprimés automatiquement, y compris les enregistrements d'appels chez notre fournisseur de téléphonie vocale.

Une fiche pseudonymisée reste reliée à des factures, à un logement et à des dates : c'est pourquoi son accès demeure restreint et cloisonné, et que ces pièces sont détruites à leur échéance. Kalio ne propose jamais cet effacement de lui-même : il est fait à la demande, et confirmé par le gestionnaire. Certaines copies ne sont pas effacées par ce geste : celles qui se trouvent dans le logiciel de gestion utilisé par votre gestionnaire (il les efface lui-même) et les journaux de livraison des textos et des courriels chez nos fournisseurs d'envoi, conservés selon leur contrat (30 jours chez Resend, selon sa documentation).

Échanges avec l'assistante Olivia

Les échanges avec l'assistante Olivia (questions, réponses et actions proposées) sont conservés 12 moispour assurer la qualité et la sécurité du service, puis supprimés automatiquement. Les codes de vérification et les mots de passe n'y sont jamais conservés. Seule l'équipe de Kalio y a accès, à des fins de soutien et d'amélioration; chaque personne peut demander à Olivia de lui rappeler ses propres échanges. Ils sont supprimés avec votre compte.

Sécurité

Chiffrement des communications, accès restreints et journalisés, cloisonnement des données par client, fournisseurs certifiés (SOC 2 / ISO 27001), et procédure de gestion des incidents. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, conformément à la loi.

Plainte

Vous pouvez vous adresser à notre responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées ci-dessus) et, si vous êtes insatisfait, à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).